Servizi lettera

I servizi lettera di Koinè rappresentano più di una semplice gestione in outsourcing della corrispondenza.

Le nostre piattaforme web gestiscono le fasi di document production e document composition. Il cliente può monitorare ogni fase del processo, dall’elaborazione dei dati alla stampa, fino alla consegna ai destinatari finali. Ogni operazione viene personalizzata in base alle specifiche esigenze del cliente.

TIPOLOGIE DI COMUNICAZIONE

DOCUMENTI CONTABILI E AMMINISTRATIVI

  • Fatture
  • Bollette
  • Estratti C/C
  • Avvisi e notifiche di pagamento
  • Bollettini C/C

DIRECT MARKETING

  • Welcome mail
  • Lettere circolari
  • Avvisi di scadenza
  • Informative
  • Listini
  • Card associative
  • Comunicazioni

COMUNICAZIONI INFORMATIVE

  • Comunicazioni personalizzate
  • Inviti
  • Depliant
  • Brochure
  • Cataloghi

STEP BY STEP

PROCEDURE SOFTWARE E START-UP

Dopo una fase di analisi, vengono progettate, realizzate e testate le procedure software per la conversione

INTERSCAMBIO DATI

Attraverso l’utilizzo di protocolli HTTPS e SFTP o tramite canali VPN, Koinè garantisce ai propri clienti il massimo della protezione e della sicurezza per l’interscambio dei dati.

DOCUMENT COMPOSITION

La generazione, la composizione o la formattazione dei documenti avvengono con procedure software personalizzate. Step di controllo e validazione vengono definiti in un workfow che risponda alle esigenze del cliente.

NORMALIZZAZIONE E ADDRESS VALIDATOR

Attraverso sistemi evoluti di normalizzazione e address validator viene vericata l’esattezza degli indirizzi dei destinatari riducendo la possibilità di mancato recapito.

GESTIONE MULTICARRIER

Koinè offre la possibilità di utilizzare più carrier postali al fine di assicurare al cliente le tariffe migliori.

STAMPA

L’investimento in tecnologie all’avanguardia permette a Koinè di stampare in full color con elevate performance e altissima qualità. L’utilizzo di inchiostri a pigmento garantisce la tenuta delle immagini nel tempo.

IMBUSTAMENTO

Velocità, accuratezza e controllo nell’imbustamento e nella suddivisione della corrispondenza vengono garantiti da macchinari e sistemi in grado di identicare e tracciare la singola pagina in ogni fase della lavorazione.

ALLEGATI

I clienti possono aggiungere, alle loro comunicazioni standard, allegati con caratteristiche diverse per formato, tipologia di carta e di stampa, personalizzandone, se necessario, i contenuti.

POSTALIZZAZIONE

Koinè gestisce le modalità di ordinamento secondo le normative previste da Poste Italiane e le speciche dei carrier postali privati. I pick up postali ritirano la corrispondenza presso Koinè.

TRACKING E REPORTING

Ogni singolo documento può essere seguito dal cliente lungo tutto il suo percorso fino al recapito nale (nel caso di recapito garantito) ottenendo report personalizzati sulla base delle esigenze del cliente.

ARCHIVING

Su richiesta Koinè fornisce un servizio di gestione dei mancati recapiti, attivabile anche per cartoline A/R di ritorno e raccomandate inesitate. Scansione, indicizzazione, presentazione su area web dedicata e custodia fisica della corrispondenza.

Vantaggi

CERTEZZA DEI TEMPI DI LAVORAZIONE

Impegno garantito con penali nel caso di mancato rispetto delle tempistiche concordate.

FLESSIBILITÀ’

Organizzazione produttiva essibile, operatività a ciclo continuo, architettura software studiata per fornire soluzioni customizzate.

MODULARITÀ E INTEGRABILITÀ DEI SERVIZI

Interazione con i sistemi ERP e CRM del cliente, completa integrabilità e scalabilità delle soluzioni Koinè: document management, multichannel delivery, print on demand.